Supervisión de mantenimiento

Situación inicial:

El llenado de los registros de supervisión de mantenimiento de las instalaciones se realizan de forma manual en documentos impresos y tienen un sistema en proceso de desarrollo para organizar esta información, el cual no es eficiente del todo y se continúa con el desarrollo que representa un costo muy elevado y mucho tiempo, además requieren acudir a la computadora donde tienen el sistema para el registro de la información lo que complica el trabajo de los supervisores y no se cuenta con información en tiempo real.

Necesidad:

Requieren una herramienta que les permita registrar check list de supervisión de las instalaciones desde cualquier dispositivo móvil y que al momento de registrar una incidencia se le notifica directamente a las personas responsables para poder tomar acción a la brevedad posible.

Esta información debe quedar disponible para las personas encargadas de las diferentes áreas y poder actualizar sus estatus hasta el momento en que quede resuelta cada una y así poder conocer el tiempo desde el reporte hasta la solución.

Solución:

Se implementó un formulario de supervisión en base al flujo de trabajo ruta requeridos, en el momento en que esta información se registra de manera sencilla, se notifica por correo electrónico a los encargados de cada área y de acuerdo al tipo de situación.

La información queda registrada en una hoja de cálculo en dónde lleva columnas de seguimiento y autorizaciones así como comentarios sobre los avances de cada asunto para poder llevar un correcto control y toma de decisiones en tiempo real y sólo las personas indicadas pueden modificar información en áreas específicas.

Impacto:

Los tiempos de supervisión de trabajos de registro de actividades se han reducido de manera muy importante y disminuido los costos de operación y al tener una comunicación oportuna en tiempo real ha llevado también a un mejor servicio y atención a clientes optimizando tiempos de respuesta.

Prácticamente desaparecido las confusiones de información y se ha reducido el estrés laboral a contar con los registros adecuados del proceso y evitar discusiones entre el personal con la correcta asignación de responsabilidades.

Se siguen evaluando los beneficios ya que el impacto económico es muy elevado pero conforme avanza el tiempo se sigue mejorando y ha llevado a repensar la forma de trabajar en otras áreas de la empresa.


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