Automatización de contratos de renovaciones

Situación inicial:

El cliente es un distribuidor de telefonía celular, el cual realiza la documentación de las renovaciones de contrato de líneas celulares de sus clientes.

En el proceso administrativo requiere elaborar el contrato, anexos y otros formatos que en total forman 7 documentos por cada línea celular renovada.

Mensualmente generan aproximadamente 1,000 renovaciones y el nivel de error de la información es muy alta ya que requieren trabajar la misma información para llenar formatos en Excel, Word y PDF y sumando un total de 7,000 documentos y requiriendo un equipo de 5 personas de tiempo completo para esta tarea.

Necesidad:

Automatizar y simplificar el sistema de llenado de documentos teniendo la posibilidad de llevar una revisión y control adecuando de la información del cliente antes de generar cualquier documento y a su vez automatizar la generación de los formatos en un archivo PDF único para su impresión con todas las páginas necesarias sin importar el tipo de formato.

Solución:

Se implemento una solución generando una hoja de calculo para el registro y procesamiento de la información y automatizando la generación de los documentos una vez aprobados por la persona responsable, de esta forma, teniendo toda la información revisada y aprobada se generan automáticamente un archivo PDF por cada trámite y agregándolos en una carpeta la nube en una carpeta compartida con la persona encargada de la impresión de documentos.

Impacto:

Únicamente se requieren dos personas dedicadas a realizar esta tarea y logrando un margen de error casi cero e incrementado su capacidad de documentación en más del doble mensual, toda la información queda espadada en un solo lugar y la información queda disponible para consultas y estadísticas para la futura toma de decisiones y con un alto nivel de seguridad y disponibilidad lo que dio la pauta para incrementar sus acciones comerciales para captar un mayor número de renovaciones libres de error.


Esta plataforma es totalmente compatible y accesible desde cualquier dispositivo móvil IOS o Android y computadoras Mac, Windows y Linux.