Administrador de Nóminas

Situación inicial:

Generar la nómina semanal consumía demasiado tiempo y recursos. El cliente tenía un procedimiento muy complicado para generar su nómina, primero generaba los reportes en papel en cada una de las 4 sucursales, los cuales que revisaba e imprimía el contador y se aprobaban por el director, si existía una corrección entonces se corregía el formato y se pasaba a firma con el colaborador pero ya no coincidía con el autorizado inicialmente. Se generaban aproximadamente 40 formatos de nómina a la semana y 160 mensuales en Word y una vez realizados había que transcribir la información a una hoja de cálculo e ingresarlos a su sistema administrativo, en todo el proceso era difícil tener un control y la información quedaba aislada y difícil de analizar posteriormente.

Necesidad:

Contar con una solución que permita organizar de forma simple la nómina con la posibilidad de contar con la autorización necesaria de la dirección antes de proceder a generar los formatos definitivos.

Que la información generada este disponible y sea de utilidad para la toma de decisiones y contar con estadísticas detalladas sobre el tipo de pagos realizados, por persona, área, periodos etc. de una forma sencilla y simple.

Solución:

Se implemento una herramienta para capturas de nómina y flujo de trabajo en donde cada sucursal captura la información de las nóminas, ya teniendo la información en la hoja de cálculo, el contador la revisa y realiza los ajustes necesarios y se le notifica al director para su aprobación, el director aprueba en el mismo archivo ya los totales corregidos y el contador ejecuta un proceso que genera los formatos de nómina para cada sucursal en un solo paso, cada sucursal imprime sus formatos para que lo firme el colaborador, en cada proceso se pueden registrar comentarios y se lleva una bitácora automatizada donde se puede saber que persona y en que fecha y hora hizo el comentario evitando conflictos en la asignación de responsabilidades de cumplimiento.

Impacto:

Cada sucursal realiza su captura de nómina en menos de una hora a la semana, el contador revisa y ajusta la información de la nómina de las sucursales en menos de una hora y en menos de 30 minutos tiene todos sus formatos listos para impresión. Se eliminan los errores, aclaraciones posteriores con personal, inconformidades, y como estimado se ahorran cerca de 30 horas hombre al mes dedicadas a esta sola actividad. Además de obtener información útil para toma de decisiones y análisis del área contable y dirección con gráficas y formulas de acuerdo a necesidades especificas que antes era impensable tenerlo. Menor tiempo para la nómina, se pueden hacer correcciones, el personal de RH puede destinar tiempo a otras actividades, se eficientizó el proceso y se ahorro el 80% del presupuesto dedicado a esta actividad, además se resolvieron conflictos generados por información errónea y fuera de tiempo..


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