Registro de actividades

Situación inicial:

Es un grupo de empresas en el cual tienen un staff ejecutivo de 7 personas, cada uno de los integrantes atiende múltiples actividades de las diferentes empresas.

Semanalmente, cada ejecutivo genera un reporte de actividades en Word para soportar el trabajo realizado ante la dirección; Esto representa revisar 7 archivos a la semana x 52 semanas =364 documentos anuales.

La información generada en cada uno de los archivos no es utilizable en el futuro ya que habría que revisar cada archivo para encontrar la relación entre una actividad y la otra del mismo tema y del mismo ejecutivo, lo cual resulta en una gran cantidad de tiempo dedicado a reportes, una enorme cantidad de archivos e información inútil para toma de decisiones, únicamente sirve para una aprobación de la dirección semana a semana.

Necesidad:

Contar con una solución que permita registrar las actividades por parte de los ejecutivos en tiempo real, de forma simple, ágil y desde cualquier dispositivo para evitar la pérdida de tiempo al realizar reportes y que la dirección tenga información en tiempo real por ejecutivo, empresa, tipo de actividad e información del tiempo dedicado a cada una.

Solución:

Se implemento una herramienta para el registro de actividades de los ejecutivos, cada uno al ingresar es detectado por su cuenta y sólo debe de seleccionar la empresa a la cual se le está generando la actividad, el tipo de actividad, fecha de la actividad, hora de inicio, hora de término, el total de horas ocupadas y una descripción de la actividad.

A los ejecutivos les toma menos de un minuto registrar una actividad desde su teléfono y se eliminó el concepto de reporte semanal.

Impacto:

El impacto fue muy importante ya que incluso llevó un cambio en la forma de operar en la empresa, pero, en concreto se calcula que los ejecutivos ahorraron en tiempo efectivo cerca de 300 horas de trabajo al año al elaborar sus reportes de actividades.

La dirección ya no tiene que esperar los reportes ni revisarlos cada semana, simplemente ingresan a su hoja de cálculo dónde están los registros cuando lo consideran pertinente y a través de los filtros ellos seleccionan el ejecutivo y pueden filtrar por la actividad por fechas o por tiempo trabajados y pueden saber exactamente cuánto tiempo le ha dedicado un ejecutivo a una determinada actividad de una determinada empresa.

Lo anterior les da una gran visión y detalle de cómo se están aprovechando los recursos y los esfuerzos de los ejecutivos para lograr los objetivos de la empresa de una manera muy sencilla y sin capacitación especial, la presentación y capacitación de la solución a los involucrados tomó 45 minutos.

El impacto de la solución es definitivamente invaluable y se ha fomentado una cultura de la optimización y simplificación al máximo de los procesos.


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